مسیر: مدیریت سازمانی › تنظیمات ایمیل سازمان.
هدف: هر ایمیلی که به صندوق شرکت (مثلاً info@ یا office@) میرسد، خودکار به نامهٔ وارده با شمارهٔ وارده تبدیل شود و در کارتابل واحد مقصد بنشیند؛ پاسخ از داخل سامانه به همان ایمیل برود.
گامها
- بخش صندوق دریافت (IMAP/POP3): کلید «استفاده از این تنظیمات» را روشن کنید؛ پروتکل، هاست، پورت، اتصال امن، نام کاربری و رمز صندوق را بدهید. برای IMAP میتوانید پوشهٔ مشخصی (مثلاً Inbox) را تعیین کنید.
- کارتابل مقصد نامههای واردشده: واحدی که نامهها به آن میروند (مثلاً «دبیرخانه»). بدون این مقدار، دریافت خودکار انجام نمیشود.
- کاربر ثبتکنندهٔ نامههای واردشده: نامهها به نام این کاربر ثبت میشوند؛ یک کاربر سرویس مثل «دبیرخانه» بهتر از کاربر شخصی است.
- بخش ارسال ایمیل (SMTP): هاست، پورت، آدرس و نام فرستنده، نام کاربری و رمز — برای پاسخ ایمیلی و ارسال خارجی.
- تست اتصال: اتصال و ورود با مقادیر واردشده واقعاً آزمایش میشود؛ بعد «ذخیره».
چه اتفاقی میافتد: سامانه هر چند دقیقه یک بار ایمیلهای خواندهنشده را میخواند؛ موضوع، متن و پیوستها به نامه تبدیل و فایل خام ایمیل هم بهعنوان پیوست بایگانی میشود. فرستنده، تاریخ ایمیل و نام واحد مقصد روی نامه دیده میشود و اعضای واحد مقصد اعلان «نامهٔ جدید» میگیرند. ایمیلهایی که پیوست ECE دارند، بهعنوان نامهٔ ECE با فرادادهٔ کامل وارد میشوند (فصل ۹).
نکتهها
- رمزها رمزنگاریشده ذخیره میشوند و هرگز به مرورگر برنمیگردند؛ فیلد رمز خالی یعنی «رمز قبلی بماند».
- قواعد مسیریابی (ایمیل فرستندهٔ مشخص یا موضوع مشخص خودکار به واحد یا شخص دیگری برود)، فیلتر فرستنده و خلاصهٔ روزانهٔ نامههای دیروز، به درخواست شما توسط پشتیبانی برای شرکتتان تنظیم میشود.