ورود ECE (مکاتبات › صندوق ورودی › «ورود ECE»): فایل ECE/XML مکاتبات سازمانهای دیگر (خروجی اتوماسیونهای اداری) را انتخاب و واحد مقصد را تعیین کنید. متن نامه و پیوستهای داخل فایل به نامهٔ وارده با شمارهٔ وارده تبدیل میشوند و فرادادهٔ نامهٔ اصلی (شماره، تاریخ، فرستنده، گیرنده، کلیدواژهها) در جزئیات دیده میشود. فایل تکراری دوباره وارد نمیشود.
ورود دفتر اندیکاتور نامههای صادره (مکاتبات › صندوق ورودی › «ورود دفتر اندیکاتور»): فایل اکسل دفتر اندیکاتور قدیمی را بدهید. همهٔ شیتها خوانده میشوند (معمولاً یک شیت برای هر سال) و ستونهای «شماره نامه»، «تاریخ»، «گیرنده (خطاب)»، «موضوع»، «پیوست» و «توضیحات (پیگیری)» با نام شناسایی میشوند؛ تاریخ شمسی به هر دو شکل سال/ماه/روز و روز/ماه/سال پذیرفته میشود.
- اول پیشنمایش بگیرید: چند ردیف ثبت میشود، چند ردیف در سامانه تکراری است، کدام شیتها ستونهای لازم را نداشتند و کدام ردیفها خطا دارند — چیزی ذخیره نمیشود.
- سپس ثبت نهایی. نامهها با شماره و تاریخ اصلی خودشان و خطاب گیرندهٔ بیرونی ثبت میشوند؛ شمارهٔ بعدی صادره را در «تنظیمات شماره نامه» بعد از آخرین شمارهٔ دفتر بگذارید.