مسیر: امور مالی → اسناد انبار.
- انواع: موجودی اول دوره، رسید خرید (دستی، بدون صورتحساب)، حوالهٔ فروش (دستی)، انتقال بین انبار، تعدیل (مقدار مثبت = اضافات، منفی = کسری)، برگشت از خرید، برگشت از فروش. ردیف: کالا، واحد (اصلی یا فرعی؛ مقدار و بهای واحد به همان واحد وارد و به واحد اصلی تبدیل میشود)، مقدار، بهای واحد (فقط ورودیها و تعدیل)، بچ (برای کالای بچدار الزامی)، انقضا.
- چرخه: ذخیرهٔ پیشنویس → «تأیید» (یا «ذخیره و تأیید»). تأیید: (۱) تاریخ در دورهٔ قفلنشده و حسابهای سیستمی موجود؛ (۲) کاردکس کالاهای سند از روی همهٔ اسناد تأییدشده به ترتیب تاریخ بازسازی میشود و بهای خروجیها با میانگین موزون یا FIFO محاسبه میشود؛ (۳) اگر جایی موجودی منفی شود (و اجازه نداشته باشد) تأیید رد میشود؛ (۴) سند حسابداری موقت ثبت میشود: افتتاحیه «بدهکار موجودی کالا / بستانکار افتتاحیه»، رسید خرید «بدهکار موجودی / بستانکار حساب واسط خرید»، حوالهٔ فروش «بدهکار بهای تمامشده / بستانکار موجودی»، تعدیل به ضایعات/اضافات، برگشتها معکوس، انتقال بدون سند؛ (۵) حوالههای بعدی که بهایشان با این سند (مثلاً رسید عقبتاریخ) تغییر کرده، سند حسابداریشان باطل و دوباره صادر میشود — اگر سند قطعی شده باشد فقط هشدار میگیرید و سند اصلاحی دستی لازم است.
- ابطال (فقط اسناد دستی): سند حسابداری باطل (غیرقطعی) یا برگشت (قطعی) میخورد و کاردکس بدون این سند بازسازی میشود؛ اگر موجودی منفی شود رد میشود. پیشنویسها حذفشدنیاند.
- موجودی اول دوره از اکسل: «دانلود قالب اکسل» → پر کردن (کد کالا ۱۳ رقمی، عنوان، کد انبار، مقدار، بهای واحد، بچ، انقضا) → «ورود موجودی اول دوره». بهازای هر انبار یک سند افتتاحیهٔ پیشنویس ساخته میشود که پس از بررسی تأیید میکنید؛ با هر خطا در فایل هیچ سندی ساخته نمیشود.
- اسناد خودکار: صدور صورتحساب خرید با کالای انبارشدنی → رسید خرید تأییدشده (بهازای هر انبار؛ انبار ردیف یا انبار پیشفرض) با بهای خالص ردیف و تسویهٔ حساب واسط خرید با سند خرید؛ صدور صورتحساب فروش مستقیم → حوالهٔ فروش (فروش بدون موجودی رد میشود)؛ حوالهٔ تحویل سفارش فروش → حوالهٔ فروش (صورتحساب از سفارش دیگر حواله نمیزند). این اسناد فقط با ابطال صورتحساب باطل میشوند.