ورود اسناد از اکسل

مسیر: امور مالی › ورود اسناد از اکسل

هدف: آوردن اسناد از سامانهٔ قبلی (مثل دفاتر ۱۴۰۴) یا از فایل قالب استاندارد، بدون دست‌کاری دستی فایل و با کنترل کامل پیش از ذخیره.

۶.۱ قالب فایل

یک شیت (ترجیحاً «اسناد»؛ در نبودش اولین شیت) با ردیف اول عنوان ستون‌ها. ستون‌ها با نام شناسایی می‌شوند، نه ترتیب؛ نام‌های جایگزین رایج هم پذیرفته می‌شوند:

«دانلود قالب استاندارد» فایل نمونه با چهار ردیف می‌دهد. هر سند = همهٔ ردیف‌هایی که یک شمارهٔ سند دارند؛ باید یک تاریخ داشته باشند و جمع بدهکار با بستانکار برابر باشد. هر ردیف فقط یکی از بدهکار/بستانکار را (بزرگ‌تر از صفر) دارد.

۶.۲ گام‌ها

1. سال مالی را انتخاب و «انتخاب فایل اکسل» را بزنید (فقط .xlsx).
2. «پیش‌نمایش»: سرور فایل را می‌خواند و بدون ذخیره برمی‌گرداند:
   • کارت‌های خلاصه (تعداد سند و ردیف، جمع بدهکار/بستانکار، بازهٔ تاریخ، تعداد حساب بدون نگاشت، تعداد سند موجود).
   • ستون‌های شناسایی‌شده: هر فیلد استاندارد و عنوانی که در فایل برایش پیدا شده.
   • خطاهای ردیفی (اگر باشد): شمارهٔ ردیف اکسل، شمارهٔ سند و پیام.
   • نگاشت حساب‌های فایل به کدینگ جدید: برای هر کد قدیمی، معین پیشنهادی و «منبع» پیشنهاد.
   • گزارش کیفیت داده و فهرست اسناد فایل.
3. در جدول نگاشت، معین مقصد را برای ردیف‌های بدون نگاشت انتخاب کنید (یا پیشنهاد را عوض کنید) و «به‌روزرسانی پیش‌نمایش با نگاشت جدید» را بزنید. تیک «فقط بدون نگاشت» فهرست را کوتاه می‌کند.

تفکیک اشخاص و شرکت‌ها: کدینگ قدیمی «اشخاص» و «شرکت‌ها» را در دو معین جدا می‌نویسد (۱۱۳۱۰/۱۱۳۱۱ دریافتنی و ۴۱۰۱۰/۴۱۰۱۱ پرداختنی). چون فایل دفاتر ستون تفصیلی ندارد، اگر هر دو به یک معین بروند این تفکیک برای همیشه از بین می‌رود. برای همین کدینگ پیش‌فرض چهار معین تفکیکی دارد — 11307 حساب‌های دریافتنی تجاری (شرکت‌ها)، 11308 حساب‌های دریافتنی تجاری (اشخاص حقیقی)، 21003 حساب‌های پرداختنی تجاری (شرکت‌ها) و 21004 حساب‌های پرداختنی تجاری (اشخاص حقیقی) — و نگاشت پیش‌فرض هر چهار کد قدیمی را به معین نام‌دار خودش می‌برد (۱۱۳۱۰ ← ۱۱۳۰۸، ۱۱۳۱۱ ← ۱۱۳۰۷، ۴۱۰۱۰ ← ۲۱۰۰۴، ۴۱۰۱۱ ← ۲۱۰۰۳). 11301 و 21001 سرجمع و پیش‌فرض می‌مانند و اسناد خودکار (فاکتور، خزانه) همچنان به آن‌ها می‌روند — یعنی تفکیک فعلاً فقط روی دادهٔ واردشده از دفاتر قدیمی اعمال می‌شود، نه روی تراکنش‌های جدید. اگر قبلاً برای این کدها نگاشت ذخیره کرده‌اید، نگاشت ذخیره‌شده بر نگاشت پیش‌فرض مقدم است و باید در همان صفحهٔ ورود دفاتر دستی اصلاحش کنید. اگر این حساب‌ها در کدینگ شما نیستند، یک بار «افزودن حساب‌های سیستمی جانیفتاده» را در تنظیمات حسابداری بزنید.

هزینهٔ سفر، اقامت و مأموریت به معین 51113 زیر کل ۵۱۱ (هزینه‌های اداری و ستادی) می‌رود، نه به 51002 «اضافه‌کار و مأموریت»؛ ۵۱۰۰۲ قلم حقوق است و هرچه آنجا بنشیند در گزارش هزینهٔ نیروی انسانی و تحلیل بیمه/ماده ۱۴۹ شمرده می‌شود.

1. وقتی هیچ خطایی نماند و همهٔ حساب‌ها نگاشت شدند، «ورود اسناد» فعال می‌شود. گزینه‌ها:
   • جایگزینی اسناد واردشدهٔ قبلی با همین شماره‌ها: اگر همین فایل قبلاً وارد شده و می‌خواهید نسخهٔ جدید جای آن بنشیند.
   • ذخیرهٔ نگاشت برای دفعات بعد (پیش‌فرض روشن).
2. پیام نتیجه: تعداد سند و ردیف واردشده، تعداد جایگزین‌شده و نگاشت‌های ذخیره‌شده؛ با «مشاهدهٔ اسناد» به فهرست بروید.

۶.۳ منبع پیشنهاد نگاشت (به ترتیب اولویت)

۶.۴ گزارش کیفیت داده

هر یافته با سطح (اطلاع/هشدار/خطا)، شرح، پیشنهاد اصلاح و نمونه‌ها می‌آید:

۶.۵ پس از ورود

• اجراهای ورود این سال: هر ورود یک ردیف با فایل، تعداد و جمع، زمان و کاربر؛ «حذف اسناد این اجرا» همهٔ اسناد آن اجرا را پاک می‌کند (برای ورود دوباره پس از اصلاح فایل).
• کیفیت دادهٔ اسناد ثبت‌شده: روی اسناد ذخیره‌شدهٔ سال محاسبه می‌شود (شرح‌های خالی، ردیف‌های بدون تفصیلی اجباری، حساب غیرفعال با گردش، سند ناتراز، شکاف شمارهٔ قطعی).

پیام‌های خطا

• «ستون‌های الزامی در فایل پیدا نشد: …» → ردیف اول باید عنوان‌های بالا را داشته باشد.
• «تاریخ … بیرون از بازهٔ سال مالی … است.» → سال مالی درست را انتخاب کنید یا سند را به سال خودش ببرید.
• «سند تراز نیست: بدهکار … و بستانکار …» → فایل را اصلاح کنید؛ سامانه سند ناتراز نمی‌پذیرد.
• «هر ردیف باید فقط یکی از بدهکار یا بستانکار را داشته باشد.»
• «تفصیلی با کد … وجود ندارد.» → تفصیلی را در صفحهٔ تفصیلی‌ها بسازید یا ستون را خالی بگذارید.
• «… سند با همین شماره‌ها قبلاً وارد شده است» → گزینهٔ جایگزینی.
• «شماره‌های … با اسناد ثبت‌شدهٔ دستی تداخل دارند و جایگزین نمی‌شوند.»
• «کدینگ حساب‌ها خالی است» → ابتدا کدینگ پیش‌فرض را بسازید.

سناریوی واقعی — ورود دفاتر ۱۴۰۴ شرکت

1. تنظیمات: طرح 1,2,2 (پیش‌فرض). سال مالی ۱۴۰۴ را بسازید. کدینگ پیش‌فرض را بسازید.
2. در «ورود اسناد از اکسل» سال ۱۴۰۴ را انتخاب و فایل خروجی دفاتر (ستون‌های «ردیف، تاریخ، کد حساب کل، عنوان حساب کل، کد حساب معین، عنوان حساب معین، شرح، مبلغ بدهکار (ریال)، مبلغ بستانکار (ریال)») را بارگذاری کنید.
3. پیش‌نمایش: ۱۹۴ سند، ۱۶۳۴ ردیف، جمع ۲٬۰۰۸٬۵۳۹٬۱۸۸٬۸۶۷ ریال؛ همهٔ ۴۵ کد قدیمی از «جدول کدینگ قدیمی» نگاشت می‌شوند؛ خطای ردیفی نباید باشد.
4. گزارش کیفیت را مرور کنید (شرح‌های تکراری، درآمد زیر ۶۱۲، ادغام دو حساب کارمزد، تفصیلی‌های اجباری).
5. «ورود اسناد». سند ۱ به‌عنوان افتتاحیهٔ ۱۴۰۴ ثبت می‌شود و شماره‌های ۱ تا ۱۹۴ با پرچم «واردشده» قطعی می‌شوند.
6. در «اسناد حسابداری» جمع کارت‌ها را با اکسل مقایسه کنید.