مسیر: صفحهٔ جزئیات سند
چرخه: پیشنویس ← ثبت موقت ← موقت ← بررسی ← بررسیشده ← قطعیکردن (F) ← قطعی. از پیشنویس/موقت/بررسیشده میتوان باطل کرد (شماره میماند و نشان «باطل» میگیرد). اگر در تنظیمات «مرحلهٔ بررسیشده لازم باشد» خاموش باشد، از موقت مستقیم قطعی میشود.
تفکیک وظایف: کسی که سند را ثبت کرده نمیتواند خودش آن را بررسی یا قطعی کند، مگر مجوزهای جداگانهٔ «بررسی سند خودم» و «قطعیکردن سند خودم» را داشته باشد. در گروههای پیشفرض این دو مجوز فقط به «مدیر مالی» داده شده است.
شمارهٔ قطعی: هنگام قطعیشدن، شمارهٔ پیوستهٔ بعدی سال گرفته میشود و هرگز آزاد نمیشود. اگر دو کاربر همزمان قطعی کنند، دومی پیام «کاربر دیگری همزمان شماره گرفت؛ دوباره تلاش کنید» میگیرد.
ویرایش: فقط سند غیرقطعی (E). ویرایش سند بررسیشده آن را به «موقت» برمیگرداند و نام بررسیکننده پاک میشود.
سند برگشتی: برای سند قطعی؛ نسخهٔ معکوس (بدهکار↔بستانکار) با تاریخ دلخواه بهصورت موقت ساخته میشود و به سند اصلی ارجاع دارد. روش استاندارد اصلاح سند قطعی همین است، چون رد حسابداری هر دو سند در دفتر میماند.
خروج از قطعی: اگر مجوز «خروج سند از قطعی» را داشته باشید، در جزئیات سند قطعی دکمهٔ «خروج از قطعی» سند را به «بررسیشده» برمیگرداند تا مستقیم ویرایش شود. نوشتن دلیل اجباری است و همراه نام شما در گزارش تغییرات میماند.
- شمارهٔ قطعی سند نگه داشته میشود تا دفتر قانونی جای خالی نگیرد و هنگام قطعیکردن دوباره همان شماره برمیگردد (شمارهٔ تازهای مصرف نمیشود).
- حلقهٔ سند از زنجیرهٔ «سلامت دفاتر» برداشته و بقیهٔ زنجیره خودکار بازسازی میشود، پس اسناد بعدی شکسته نمیمانند.
- رد میشود اگر: دوره قفل باشد، سال مالی بسته باشد، یا سند افتتاحیه/اختتامیه باشد (این دو را بستن سال میسازد و دستزدن به آنها ماندههای سال بعد را بیپشتوانه میکند — برای برگرداندنشان از «بازگشایی سال» استفاده کنید).
- در گروههای پیشفرض این مجوز به کسی داده نشده است؛ اگر لازمش دارید آگاهانه به «مدیر مالی» بدهید. برای سندی که به سال یا دورهٔ بسته تعلق دارد یا رد حسابداریاش اهمیت دارد، همچنان سند برگشتی راه درست است.
کپی سند: نسخهٔ پیشنویس با همان ردیفها (نوع افتتاحیه/اختتامیه/برگشتی به عمومی تبدیل میشود).
حذف: هر سندی که هرگز قطعی نشده باشد — بخش «حذف سند» را ببینید.
پیوست: اسکن فاکتور/رسید روی هر سند (حتی قطعی) با «افزودن پیوست»؛ دانلود و حذف از همانجا.
بازشمارهگذاری اسناد قطعی (دکمه در فهرست اسناد): اسناد قطعی سال به ترتیب تاریخ (افتتاحیه اول، اختتامیه آخر) از ۱ شمارهگذاری دوباره میشوند و در گزارش تغییرات ثبت میشود. فقط اگر در تنظیمات مجاز باشد و سال بسته نباشد.
چاپ سند (Ctrl+P): با سربرگ و لوگوی سازمان (از «برندینگ سازمان»).
میانبرهای فهرست اسناد: N سند جدید، انتخاب ردیف و Enter باز کردن، Ctrl+Shift+C کپی، F رفتن به سند برای قطعیکردن.
حذف سند
سندی که هرگز قطعی نشده حذف میشود — پیشنویس، موقت، بررسیشده و حتی باطلشده. معیار «قطعی نشدن» است نه «پیشنویس بودن»، چون سندهای خودکار ماژولها (حقوق، فاکتور، چک) از همان اول موقت ساخته میشوند.
حذف نمیشود وقتی:
- سند قطعی شده یا شمارهٔ قطعی گرفته و بعد باطل شده — اینها در دفاتر قانونی دیده شدهاند؛ برای اصلاح، سند برگشتی بزنید.
- دوره قفل است.
- چیز دیگری به سند پیوند خورده: چک، صورتحساب، درخواست پرداخت، سند دریافت/پرداخت، سند انبار، دارایی ثابت، صورتحساب بانکی، تنخواه، پیشدریافت سفارش، سند افتتاحیه/اختتامیه، یا سند برگشتی. پیام خطا میگوید کدامیک؛ اول آن پیوند را باز کنید.
با حذف سند، ردیفها و پیوستهایش هم میروند. شمارهٔ موقتِ آزادشده دوباره قابل استفاده است — مثلاً وقتی میخواهید دفاتر سالی را وارد کنید که سند دستی شمارهاش را گرفته بود.